FAQ

Tak, od 5 października 2021 roku. 

Aby skorzystać niezbędne jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). 

Ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie 5 października 2021 roku – od tego dnia można zakładać ADE i w pełni korzystać z e-Doręczeń w miarę podłączania się kolejnych podmiotów publicznych. 

Od stycznia 2023 roku w ramach pakietu e-Doręczeń można korzystać również z usługi e-Polecony do komunikacji pomiędzy osobami fizycznymi i firmami. Do skorzystania wystarczy posiadać aktywne ADE. 

Złożenie wniosku możliwe jest poprzez: 

  • dla osób fizycznych i podmiotów publicznych – gov.pl
  • dla działalności gospodarczych i spółek – biznes.gov.pl

Po zakończeniu procesu, na adres poczty elektronicznej podany we wniosku zostanie wysłana informacja o poprawnym utworzeniu ADE. 

Ostatnim krokiem jest wejście na stronę edoręczenia.gov.pl i aktywowanie skrzynki. 

Zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych obowiązek posiadania mają ADE m. in.: podmioty publiczne, spółki prawa handlowego i osoby prowadzące działalność gospodarczą. 

Aktualny harmonogram włączeń jest dostępny tutaj

Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania ADE. 

Jeżeli chcemy wysłać przesyłkę do jakiegokolwiek podmiotu publicznego, to w łatwy sposób możemy go znaleźć w wyszukiwarce z poziomu widoku tworzenia nowej wiadomości. W wyszukiwarce są widoczne ADE podmiotu publicznego, który już podłączył się do systemu e-Doręczeń. 

e-Doręczenia i e-Polecony to usługi zaufania, w ramach których dostawca ma obowiązek prawny wystawiania dowodów. Jest to jednoznaczne potwierdzenie poszczególnych zdarzeń dla usługi, m.in. nadania i odbioru. Dowody są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy oraz posiadają kwalifikowany znacznik czasu dla poszczególnych zdarzeń, co zabezpiecza i uniemożliwia ich spreparowanie. Zapisane są w formacie XML. Zarówno wysłanie przesyłki, informacja o oczekującej przesyłce oraz samo odebranie jest dokumentowane co do sekundy, a takie dowody można bardzo łatwo zweryfikować w dodatkowej usłudze weryfikacja dowodu. 

Dodatkowo, w e-Doręczeniach, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych wystawiane są dowody: potwierdzenie wysłania oraz potwierdzenie otrzymania. Dowody te mają czytelną strukturę i tworzone są w formacie PDF. 

Do komunikacji pomiędzy osobami prywatnymi i podmiotami gospodarczymi w ramach pakietu e-Doręczeń można skorzystać z usługi e-Polecony. Ta nowoczesna usługa łączy w sobie bezpieczeństwo pełnego szyfrowania danych z szybkością i prostotą e-maila. Działając na bazie wymagających regulacji Unii Europejskiej, obydwie strony mają pewność adresu do doręczeń drugiej strony, nie da się podszyć pod nikogo. 

PUH czyli Publiczna Usługa Hybrydowa, umożliwia nadanie przez podmiot publiczny korespondencji w formie elektronicznej i doręczenie jej adresatowi w tradycyjny sposób. Przesyłka jest drukowana i kopertowana w sposób automatyczny w specjalnej strefie spełniającej normę ISO 27001.  

Przesyłka PUH jest realizowana w wielu parametrach, zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym, jako przesyłka polecona albo nierejestrowana, z wydrukiem kolorowym bądź czarno-białym, z maksymalną ilością 98 kartek.  

Dla przesyłek poleconych krajowych i zagranicznych wystawiamy dowód nadania zawierający m. in. informację o nadawcy, adresacie, numerze przesyłki oraz wybranych parametrach. 

Dla przesyłek poleconych krajowych wystawiamy dowód doręczenia (EPO) zawierający m. in. informacje o dacie doręczenia bądź zwrotu przesyłki. 

W przypadku gdy nadawana przesyłka nie spełnia wymagań określonych w regulaminie, w szczególności wymagań dla pliku PDF z treścią korespondencji, wystawiamy dowód odrzucenia zawierający szczegółowy opis przyczyny odrzucenia przesyłki. 

Śledzenie przesyłek PUH jest dostępne dla przesyłek poleconych krajowych i zagranicznych pod adresem: emonitoring.poczta-polska.pl, wystarczy wpisać numer przesyłki, który jest umieszczony w dowodzie nadania. 

Przesyłki PUH w obrocie zagranicznym można również śledzić na stronach zagranicznych operatorów pocztowych. Lista i linki dostępne tutaj 

Podstawowe wymagania dla pliku PDF z treścią korespondencji dla przesyłki PUH: 

1) plik PDF musi być w formacie A4 w orientacji pionowej (210 mm x 297 mm); 

2) minimalne marginesy pliku PDF to 10 mm (górny), 8 mm (dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy); 

3) pliki PDF nadawane w ramach jednej przesyłki w ramach realizacji PUH mogą mieć maksymalnie 98 kartek; 

4) plik PDF nie może zawierać ograniczeń w postaci zabezpieczenia dostępności hasłem, do wydruku, do edycji, kopiowania, do zmiany lub innych opartych o certyfikaty; 

5) nazwa pliku PDF: 

a) nie może zawierać znaków niedozwolonych: ~ „# % & *: < >? ! / \ { | },

b) spacje w nazwach plików nie są dozwolone,

c) długość nazwy pliku wraz z rozszerzeniem max. 128 znaków,

6) pliki PDF nie mogą zawierać aktywnych formularzy. 

Aktywacji usługi można dokonać w kilku prostych krokach: 

  • Musisz posiadać aktywne ADE, jeżeli jeszcze go nie masz, wystąp o nie tutaj 
  • Następnie wejdź na edoreczenia.gov.pl 
  • Wybierz skrzynkę doręczeń dla której chcesz aktywować usługę
  • Ostatnim krokiem jest wybór zakładki „Usługi dodatkowe” i aktywacja usługi e-Polecony

Niektóre podmioty, np. banki, umieszczają ADE na swoich stronach internetowych. Można je uzyskać również bezpośrednio, w taki sam sposób jak adres poczty elektronicznej bądź numer telefonu. Na tej podstawie można utworzyć własną książkę adresową w ramach e-Poleconego. 

Po wpisaniu nieprawidłowego ADE Odbiorcy, system wyświetli odpowiedni komunikat i nie pozwoli wysłać wiadomości do nieistniejącego ADE w usłudze. Jeżeli otrzymamy wiadomość od kogoś, to możemy być pewni, że takie ADE naprawdę istnieje. W e-Poleconym nie ma żadnej możliwości podszycia się pod drugą osobę lub firmę.

Tak, można dołączyć pliki maksymalnie do 10 MB. Dopuszczalne formaty plików znajdziesz w załączniku do Regulaminu usługi, dostępnym pod tym adresem: link.  

Tak, jeżeli posiadasz system klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją), skontaktuj się z dostawcą systemu w celu integracji z e-Poleconym. Informacje w zakresie integracji znajdziesz pod tym adresem: link

Tak, faktura wystawiana jest automatycznie po opłaceniu przesyłki. Istnieje również możliwość zawarcia pisemnej umowy. Faktura zbiorcza jest wówczas wystawiana po zakończeniu okresu rozliczeniowego. 

Ze względu na konieczność indywidualnego podejścia do przeprowadzenia testów przez integratorów bądź użytkowników systemów klasy EZD w zakresie implementacji rozwiązań dedykowanych dla obsługi dowodu H.EPO dla przesyłek PUH rejestrowanych w obrocie krajowym, niezbędne jest zgłoszenie do Poczty Polskiej wniosku w tym zakresie, w tym celu prosimy o zapoznanie się z: 

Instrukcją dla użytkownika/integratora przeprowadzenia testu H.EPO tutaj

Instrukcją dla użytkownika korzystającego z oprogramowania do obsługi urzędu lub firmy tutaj 

Reklamację przyjmuje operator wyznaczony jako dostawca usługi, czyli Poczta Polska.

Sposób wnoszenia reklamacji określa w szczególności rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Złóż reklamację w następujący sposób:

  1. jeśli dotyczy wysłanej lub odebranej przez Ciebie przesyłki elektronicznej PURDE lub wysłanej przez Ciebie przesyłki hybrydowej:
    1. za pośrednictwem skrzynki doręczeń
      • Zaloguj się do swojej skrzynki doręczeń
      • Kliknij „Usługi dodatkowe”, a potem „Złóż reklamację”
      • Wypełnij formularz i wyślij go
    2. za pośrednictwem formularza online dostępnego na stronie www
      •  PURDE
        • Wybierz jeden z poniższych powodów
          • Zaginięcie przesyłki
          • Opóźnienie w doręczeniu przesyłki
        • Wybierz „przesyłka elektroniczna”
        • Podaj numer przesyłki i postępuj dalej zgodnie z treścią formularza
      •  PUH
        • Wybierz jeden z poniższych powodów
          • Wydruk nieczytelny lub niekompletny
          • Brak potwierdzenia integralności dokumentu elektronicznego
          • Brak udostepnienia elektronicznego potwierdzenia odbioru w skrzynce doręczeń
          • Brak potwierdzenia odbioru (dotyczy przesyłek zagranicznych)
          • Zaginięcie przesyłki
          • Opóźnienie w doręczeniu przesyłki
        • Wybierz odpowiednio: „przesyłka krajowa” albo „przesyłka zagraniczna”
        • „Podaj numer przesyłki” i postępuj dalej zgodnie z treścią formularza
      • na piśmie w postaci papierowej w dowolnej placówce pocztowej operatora wyznaczonego
  2. jeśli dotyczy odebranej przez Ciebie przesyłki hybrydowej:
      • za pośrednictwem formularza online dostępnego na stronie www – postępuj zgodnie z pkt 1.2
      • na piśmie w postaci papierowej w dowolnej placówce pocztowej operatora wyznaczonego

Podmioty publiczne korzystają z PURDE i PUH na podstawie Ustawy o doręczeniach elektronicznych, umowa pisemna nie jest wymagana.

Jeżeli jednak podmiot publiczny oczekuje pisemnej umowy to dajemy taką możliwość.

Wzór umowy
Pobierz